viernes, 5 de julio de 2013

05.07.13: construyendo sobre el dashboard

----- Forwarded by EDWARD MCDONNELL/cidesi on 07/05/2013 11:27 AM -----

EDWARD MCDONNELL/cidesi
07/05/2013 11:26 AM

To

cc
nedmcd.peacecorps@gmail.com
Subject
Artículos semanales para el quinto de julio; más sobre la aritmética detrás de la E.P.M.; el 04 de julio 1776
Estimadas damas y respetados caballeros,

Aquí tienen los artículos semanales.  Ayer fue el Cuarto de Julio, el día tan solemne para los estadounidenses como es el Quince de Septiembre para ustedes. Ya que he traducido la ‘Declaración de Independencia de los Estados Unidos de Norteamérica’ hace dos meses, quiero incluir dicha traducción aquí.
[attachment "el 04 de julio 1776.docx" deleted by EDWARD MCDONNELL/cidesi]  por favor, vaya al 28 de junio
Resumen de Noticias.  De veras, era una semana llena de noticias. En las ciencias, se encontraba grandes avances en las áreas de vanguardia de los materiales compuestos y nanotecnología en Massachusetts, Argentina y Cataluña; hay un foro metrológico en Baja California en cinco días.  En las aeronáuticas, se puso en marcha un asociación mundial para acelerar mejoras del mantenimiento mientras que España siguió refortalecer su posición en Europa.  En la tecnovación, G.M. y Honda están desarrollando un coche de hidrogeno por el consumo popular para 2020 mientras que México mejoró su reputación innovadora.  En la Dirección queretana, anunciaron grandes inversiones (más de veinte mil millones de pesos) en D.F. y Nuevo León.

·         MÉXICO (118 millones): ProMéxico esperando hasta de USD dos mil millones de inversiones mediante hasta dos cientos proyectos nuevos http://www.milenio.com/cdb/doc/noticias2011/2844a64dffdd13c80dd4ecee020858d1
·         COAHUILA de ZARAGOZA (población estatal de tres millones) y CIATEQ: ampliando actividades en un aeroparque en la entidad federativa mediante veinte PyMEs queretanas http://www.elsiglodetorreon.com.mx/noticia/887530.buscan-volar-en-cluster-aeronautico.html
·         MÉXICO (118 millones): la C.F.E. promueve las energías renovables, como la hidráulica, la geotérmica y la eólica; sin embrago, estancado al nivel local http://www.oem.com.mx/laprensa/notas/n3039897.htm  //  http://www.vanguardia.com.mx/inversionaenergiaeolicaensuspenso-1776250.html
·         NORTEAMÉRICA (464 millones): fundación para el desarrollo tecnológico enfocándose en México http://www.metalmecanica.com/mm/secciones/MM/ES/MAIN/N/NOTICIAS4/doc_93078_HTML.html?idDocumento=93078
·         MÉXICO (118 millones): formar parte de las cadenas productivas en el Tratado de Libre Comercio (T.L.C.) entre Estados Unidos y la Unión Europea http://eleconomista.com.mx/industrias/2013/07/01/mexico-sera-integrado-tlc-entre-eu-ue-se

Perdamos en los detalles
Ya que he recibido algunos correos que solicitaron una explicación más detallada sobre la contabilidad y el seguimiento de recursos planeados y realizados, así como sus implicaciones para la toma de decisiones sobre la asignación de ellos entre diversos proyectos, esta semana voy revisar dos gastos específicos desde el ejemplo presentado hace una semana.  http://articulosdeneddy.blogspot.mx/2013/06/cidesi-focus-on-cost-accounting.html  Este ejemplo reducido será más sencillo para explicar conceptos claramente y puede identificar temas en los que se debe pensar en revisar los resultados preliminares de proyectos no terminados todavía.

Además, con cada etapa descrita, quiero enfatizar las ventajas del sistema de la E.P.M.  De veras, en el tiempo requerido en leer este párrafo, la E.P.M. podría calcular todos los gastos de un programa cien veces del tamaño del proyecto hipotético de la última semana.  El objetivo de esta discusión es para delinear las mecánicas subyacentes de los cálculos generados por la E.P.M.  Quiero reforzar el valor de esta herramienta.  Adelante, voy a discutir las limitaciones y problemas asociados de esta disciplina mal aplicada.

En nuestro ejemplo, hay ocho semanas esperadas para terminar el proyecto (es decir, para fabricar un prototipo de una cola para el jet ‘787Dreamliner').  Vamos enfocarnos en dos gastos claves: un medida por horas (para el Director como líder del proyecto) y por unidades (para comprar el material compuesto).  Voy a asumir el papel del Director para discutir mis faltas de planeación antes del proyecto.

Establecer el Presupuesto y Seguir los Gastos Incurridos
En mi planeación – con un lápiz (amarillo #2), una hoja de papel, una calculadora de mano (HP12-C), GOOGLE y dos horas antes de una reunión para hacer una oferta a BOEING—he pronosticado que se necesitaría diez horas por semana de mi tiempo para inspeccionar el progreso y resolver dilemas entre integrantes del equipo.  Además, yo anticipo que se necesita fibra de carbono (CRFP) para hacer la 'BOEING Cola'.  En los diagramas desde de la hoja de cálculo, he identificado cada cálculo con el número mencionado en la explicación de un particular paso analítico.

PRIMER PASO: supuestos para el Director (es decir, ¡yo!)
1.   Planeación de horas a través de la vida del proyecto.  El proyecto tiene ocho semanas.   Supongo que mi valor como Director es quinientos pesos por hora.
2.   Distribución de horas planeadas.  Supongo que mi trabajo se distribuirá igualmente con el tiempo contemplado de ocho semanas. Si mi suposición fuera más compleja (por ejemplo, que deba aumentar las horas trabajados semanales más tardes), Me gustaría desglosar el flujo de trabajo en distintas fases.
SEGUNDO PASO: supuestos para el ritmo de trabajo y entregas
3.   Supongo los totales y precios de los artículos para comprar.  En este caso, después de unos momentos sobre la inter-net, tengo una idea del precio de la fibra de carbono.  Con mi ‘HP12-C’ yo aplico las dimensiones y duplicarlas para estimar el área total de la cola.  Voy a estimar el porcentaje de la cola de material compuesto total (es decir, 32 toneladas) para suponer el número de kilos por comprar.
4.   Ahora, imagino el flujo específico de trabajo y materiales aplicadas durante el proyecto.  En este caso, supongo que la fabricación se hará en la media fase de las ocho semanas para permitir tiempo en pruebas.

TERCER PASO: horas profesionales realizado
5.   En actualidad, el proyecto requería más de mi atención que pronosticado (presupuestado) porque tuve que negociar con proveedores para entregar el CRFP más temprano que esperado; soy el sólo sobre el equipo que ha tomado la protesta para liberar fondos institucionales.
6.   Sin embargo, las horas se han distribuido igualmente.
CUARTO PASO: compras de materiales compuestos (el CRFP)
7.   He recibido casi el 60% del CRFP en las primeras cuatro semana frente al monto presupuestado (pronosticado) de unos 43% para permitir tiempo para probar el prototipo. 
8.   Las entregas era atrasado por una semana para transmitir especificaciones precisas.



QUINTO PASO: cálculo de presupuesto realizado
9.   Ya he calculado el presupuesto y he registrado los precios actuales y cantidades requeridas. El presupuesto realizado es un hibrido del presupuesto pronosticado antés del proyecto y gastos actualmente incurridos. 
10. Este cálculo del presupuesto realizado es necesario para evaluar la habilidad a prever los gastos eventuales y la habilidad para cumplir con el programa previsto. Se calcula por multiplicar el verdadero monto consumido por el precio presupuestado.

En concluir esta parte de nuestra discusión, es importante para enfocarnos no sobre este modelo sencillo que no es completo pero sobre las ventajas de la E.P.M.:

·    Este modelo nos fuerza usar un promedio de sueldos estimados con el tiempo mientras que le E.P.M. tiene sueldos precisos asignados por la Dirección General y directamente integrados como parámetros fijados.
·    Este modelo tiene gastos discretos para insumos que quizás deba ser continuo (por ejemplo, servicios de electricidad, etc.) mientras que tales costos indirectos son integradas automáticamente en sus propias maneras.
·    Este modelo no tiene en cuenta los fines de semanas, ni fiestas ni vacaciones mientras que la E.P.M. ajusta presupuestos, etc. automáticamente para tales eventos;
·    Este modelo no comprueba las horas disponibles de personal (es decir, habría instancias de doble-programación) mientras que la E.P.M. comprueba dicha disponibilidad automáticamente y obliga al gerente del proyecto a programar dentro tales constricciones.

El propósito de este modelo presentado aquí es para mostrar la aritmética detrás de la salida de la E.P.M.  Es decir, este modelo es como una bicicleta con ruedas de entrenamiento.


Recopilar los números
En analizar los resultados para tomar conclusiones sobre el desempeño hasta ahora en este mini-proyecto de dos partidas, deberíamos centrarnos por un momento sobre el concepto clave, pero inescrutable, del ‘presupuesto realizado’.  Vamos a imaginar la relación entre la puerta, su posición, su movimiento y el marco de la puerta.  El presupuesto realizado, por analogía, es la bisagra que vincule el estado estático del marco (es decir, el presupuesto pronosticado y, por tanto, fijado) y otro estado variable de la puerta (los gastos incurridos hasta ahora).

De veras, la bisagra (es decir, el presupuesto realizado) es el elemento que vincula y separa la puerta de su marco.  La bisagra determine si el estado de movimiento de la puerta se alinea, dentro de las expectativas, frente el marco fijado como un punto de referencia.  Entonces, el presupuesto realizado se calcula en la manera siguiente:
·         insumos aplicados (por ejemplo, horas, unidades, etc.)
·         multiplicados por
·         precios pagados por los insumos.
·         Este cálculo es el elemento clave en los cálculos de variaciones:
·         variación de costos = el monto de presupuestado realizado MENOS los costos realizados; así como,
·         variación de programación = el monto de presupuesto realizado MENOS el monto debajo del presupuesto pronosticado.
A continuación, se encuentra con los resultados hasta ahora:


En nuestro ejemplo, se encontramos al fin de la cuarta semana de ocho pronosticadas.  Se puede ver fácilmente que el proyecto no está procediendo sobre el plan.

Nuestro análisis va a investigar las cifras más allá de esta desviación transparente.  Se pretende para el 'porqué'.  Esta búsqueda para una explicación es el papel del presupuesto realizado: para separar desviaciones específicas de precios (es decir, una falta de pronosticación) frente desviaciones basadas en diferencias entre la línea de tiempo establecida antes de comenzar y la realidad del desempeño actual (es decir, un falta de planeación).


Los elementos del análisis, en el cuadro arriba, revelan algunos hallazgos interesantes:
Hasta ahora, se ha presupuestado 389,000 pesos.
·         Cuarenta (40) horas multiplicadas por quinientos (500) pesos para la atención del Director = 40 X 500 pesos = 20,000 pesos
·         1,849 kilos del CRFP multiplicados por dos cientos pesos pronosticados por kilo = 1,849 X 200 pesos = 369,800 pesos
·         369,800 pesos + 20,000 pesos = 389,800 pesos presupuestados por cuatro semanas

Hasta ahora, se ha gastado 612,250 pesos.
·         Cuarenta-y-cinco (45) horas multiplicados por quinientos cincuenta (550) pesos cobrados = 45 X 550 = 24,750 pesos incurridos (más de los 20,000 pesos pronosticados)
·         2,500 kilos de CRFP X 235 pesos cobrados por kilo = 2500 X 235 = 587,500 pesos incurridos frente a 369,800 pesos pronosticados
·         587,500 pesos + 24,750 pesos = 612,250 pesos incurridos, o el 57% más que pronosticados

Hasta ahora, se ha realizado costos presupuestados (cantidades actuales con precios pronosticados en el presupuesto) de 522,500 pesos.
·         Cuarenta-y-cinco (45) horas realizadas por el Director, multiplicadas por la tasa pronosticada de quinientos (500) pesos por hora = 45 X 500 = 22,500 pesos
·         2,500 kilos del CRFP comprados actualmente, multiplicados por el precio pronosticado de dos cientos (200) pesos por kilo = 2,500 X 200 = 500,000 pesos
·         22,500 pesos + 500,000 pesos = 522,500 pesos del presupuesto realizado por las acciones de las primeras cuatro semanas
Evaluar los resultados preliminares
Se puede ver intuitivamente que el presupuesto realizado (la línea verde) es un hibrido del presupuesto (la línea de negro) y los costos incurridos en tiempo real (la línea roja).  Es importante para recordar que el nivel de planeación por mí era superficial: dos horas; GOOGLE; el HP-12C; una hoja de papel, y, un lápiz.  Es decir, el ‘cronograma presupuestal’ es un dibujo casi aleatoria tomada de una planificación apresurada. Una tal estimación sería propensa a recoger precios equivocados, si no omitir algunos elementos totalmente. 

En este ejemplo, no he platicado con Compras para darles el tiempo necesario para recopilar inteligencia del mercado sobre los precios y condiciones de ventas. Tampoco, no he platicado con mi Departamento para tener en cuenta sus necesidades de mi tiempo; es decir, no he comprobado mi propia disponibilidad…¡Wupps!...Aunque siempre se encontrará desviaciones desde el desempeño previsto – ya que no seamos clarividentes – la planificación puede preparar los líderes de los proyectos para sorpresas u orientarles hacia las áreas oportunas para desviaciones.

En verdad, la E.P.M. va mucho más allá de este modelo sencillo por imponer algunas decisiones antes de la aprobación y el comienzo de un proyecto:
·         comprobación de horas disponibles por cada persona en el equipo de proyecto;
·         implantación de tareas requeridas por cada etapa del proyecto
·         asignación de horas de miembros del equipo por tarea;
·         gastos asociados con los mismos;
·         cuándo dichas integrantes debe hacer algo;
·         materiales requeridos por cada tarea; así como,
·         dependencias entre tareas o etapas (es decir, condiciones exigidas para cumplirse antes del comienzo o terminación de otras tareas específicas).

Es posible para hacer estas tareas preliminares sin pensamiento en las implicaciones pero el tiempo salvado no sería mucho.  Por tanto, este protocolo (llamado la estructura detallada de trabajo; o, en inglés, la Work Break-down Structure) empuja la gente a hacer lo correcto antes de gastos fuera de control.  Es importante para reconocer la posibilidad que el presupuesto realizado podría encontrarse debajo del nivel correspondiente del presupuesto original; es decir, cuando la línea verde está debajo de la línea de negro en el cuadro arriba.

Esta posibilidad, como encontrado en el esquema a continuación (durante la primera semana), indica la probabilidad de un atraso en la realización del trabajo programado, porque menos de horas o recursos se han aplicado de lo previsto.  El peor escenario es la situación, representada gráficamente, cuando la línea roja (gastos realizados) se encontraría arriba de la línea de negro (presupuesto original) que, en su turno, estaría arriba de la línea verde (presupuesto realizado).  En ese caso, el presupuesto realizado se quedaría un híbrido de los sobrecostos realizados, juntos con un atraso en la aplicación de recursos programados. 
En las profundidades
Ahora, desglosamos los elementos de desempeños – precios y fidelidad de programación – en secuencia.  Primero, vamos a investigar los ahorras o sobrecostos realizados hasta ahora para aislar los precios.  Específicamente, se sustrae el presupuesto realizado desde los gastos realizados.  Notar, estamos ignorando la programación por sincronizar el línea de tiempo presupuestal con aquella de tiempo real.

En este ejemplo, se calcula una variación negativa de (89,750 pesos) = 522,500 pesos realizados con los precios supuestos desde el presupuesto original MENOS 612,250 pesos gastados en tiempo real.

Para reforzar las mecánicas, este cálculo se hace mediante:
los unidades u horas aplicadas, multiplicadas por los precios enumerados en el presupuesto
MENOS
los costos realizados en el mercado, mediante la multiplicación de horas y unidades aplicadas por precios actuales.

Se puede calcular una proporción de eficiencia para actualizar el presupuesto que se va a realizar por delante.  Este cálculo se hace por dividir el monto cumulativo del presupuesto realizado por los costos realizados.  En este caso, se dice que cada peso que se está gastando pueda comprar solamente 85 centavos de valor anticipado.

Luego, vamos a evaluar la fidelidad a la programación.  Como ya haber hecho antes con el cálculo de sobrecostos, vamos a insertar el presupuesto realizado dentro de la desviación entre costos realizados y el presupuesto. Excepto en este caso, queremos aislar la dimensión temporal e ignorar los gastos realizados.  Estamos comparando las horas o unidades aplicadas, frente a aquellas supuestas debajo del presupuesto original.

En este caso, se calcula esta variación positiva de 132,700 pesos por multiplicar los insumos consumidos hasta ahora por los precios pronosticados (es decir, +522,500 pesos) MENOS los costos presupuestados hasta ahora (es decir, +389,800 pesos).

Para reforzar las mecánicas, este cálculo se hace mediante:
los unidades u horas aplicadas multiplicadas por los precios enumerados en el presupuesto
MENOS
los precios presupuestados multiplicados por las horas y unidades aplicados
Un cálculo positiva (como en nuestro ejemplo) indica la posibilidad que el proyecto está progresando más rápido que esperado.  Un cálculo negativo indica la probabilidad de un atraso acumulando con el despliegue del proyecto.

Discusión sobre sobrecostos
En nuestro ejemplo, se encuentra un atraso en la primera semana superado por la apariencia de una aceleración del proyecto delante de la programación después de cuatro semanas. Entonces, ¿qué está pasando con este proyecto?  Estas cifras pueden plantear pero no contestar las dudas.  Es evidente que estoy pagando más para el CRFP que había pensado antes, así como que tengo que prestar más atención al trabajo en frente de mí.

Tal vez, era equivocado mi análisis anterior (es decir, sin la disciplina intrínseca de la aplicación de la E.P.M.).  En mirar a los datos escasos en frente de nosotros, tengo una teoría: que no me hubiera dado cuenta que necesitaría la prima materia tan temprano. Por consecuencia, exigí a Compras para asegurar una entrega más rápido que el proveedor podía haber anticipado.  Con esta presión sobre proveedor del CRFP, yo tenía que pagar más para asegurar la entrega pronta. 

A causa de mi estatus (por ser el solo miembro del equipo que había tomado la protesta gubernamental para comprometer fondos de la institución), necesitaba trabajar más horas para negociar los términos de la entrega acelerado.  Este tiempo adicional requeriría compensación por horas extras (como un premio sobre mi tiempo, en este caso: 24,750 pesos MENOS 20,000 pesos = 4,750 pesos, divididos por los cinco horas extras = 950 pesos por hora, o un premio de un 90%).

Discusión preliminar del ritmo de progreso
Sin embargo, hay la apariencia de buenas noticias.  La variación positiva de programación indica que estamos delante de lo pronosticado.  Desafortunadamente, la limitación de este modelo es evidente aún otra vez.  Aunque, las cifras indican la posibilidad para haber acelerado el ritmo por unos 25%, soy escéptico a causa del análisis superficial y apresurado subyacente mi presupuesto original.

Se puede tener confianza en las buenas noticias si se pueda tener confianza en las suposiciones iniciales.  Después de los hallazgos hasta ahora, tengo poca confianza en mis suposiciones originales.  Es decir, no puedo eliminar la posibilidad – en este caso, la probabilidad – que yo había omitido el hecho que la fabricación del prototipo requeriría iteraciones preliminares, antes de presentar el producto final.  De veras, podría haber más compras que anticipadas porque yo había subestimado el alcance del proyecto. 

Sería malas noticias porque la aplicación de la proporción de eficiencia hacia el presupuesto original  omitiría también las compras adicionales.  Es la razón porqué, con los otros datos de cinco otras partidas, elevé la estimación del presupuesto reconfigurado en la carta de la semana pasada.  En este caso, la proporción de eficiencia obtiene un presupuesto revisado de 1,055,100 pesos frente a 900,000 pesos.  Ya que creo que el alcance es demasiado bajo, el presupuesto revisado debería ser más alto.

Conclusión
Espero que yo haya podido explicar claramente las mecánicas de las finanzas subyacentes de la herramienta de la E.P.M.  Mientras que los números son sencillos para percibir, la integración de estas cifras es compleja para entender.  Además los conceptos no son tan claros porque son ajenos a nosotros. En mostrar las mecánicas de la E.P.M., tengo que recordarles que mi modelo es básico y no sería oportuno para un Centro con unos cientos de proyectos en proceso, muchos de los que tienen más de mil componentes y dependencias. 

Sería como intentar manejar una bicicleta con ruedas de entrenamientos desde Querétaro hacia Tijuana….¡imposible!  Pero con la herramienta de la E.P.M., todo aquello será fácil luego la aplicación rigorosa de la disciplina minuciosa de planeación que está ausente de los proyectos ahora.  Sería como graduarse desde mi bicicleta infantil hacia una moto ‘Harley Davidson’ que hará ‘ZooM’ todo el camino hasta Tijuana…

Que todos tengan un buen fin-de-semana lleno de descanso.

Gracias y saludos,
Ned
Edward McDonnell  III
Voluntario de Cuerpo de Paz
Administración
[attachment "44 artículos para el 05 de julo 2013.docx" deleted by EDWARD MCDONNELL/cidesi]
CONACYT, I.P.N. y CIENCIA
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Otros: perspectivas de mantenimiento; seis meses supersónicos para Airbus (pedidos de 722 frente a 693 para Boeing); RUS investigando problemas con cohetes; G.E. adquiriendo a Avio
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Querétaro, Dirección General, etc.
(población estatal de dos millones)
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Querétaro: mejorar la cadena de valor; robots en U.A.Q.; QRO en D.F. ‘suavemente’; Colón listo para aeronáuticas

Dirección General: Croacia en la U.E.; próximo paso financiero retrasado por la U.E., caída de remesas; un futuro disminuyendo para el Sr. Snowden; necesidad urgente de reformas en BRA; menos muertos narcos en MX; el primer paso adelante para San J.P.II; 14 muertos por la gripa-A en ARG; golpe de estado militar en Egipto; ¿espionaje del U.K. en la embajada de ECR?

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